ファイル送受信を登録する

ここでは、「事前承認」が設定されているユーザーが「ファイルの往復」を登録する場合を例に説明します。

step1 ファイル送受信画面を表示し、ファイル送受信の「ファイルの往復」をクリックします。

※ ファイル送受信画面の表示方法→「利用者画面の画面説明」

ファイルの往復画面が表示されます。

step2 「宛先を追加」ボタンをクリックします。

宛先設定画面が表示されます。

step3 アドレス帳を利用する場合、「社員」、「得意先」、「プライベート」、「名刺」のいずれかのタブをクリックし、宛先のチェックボックスをチェックして「宛先を追加」ボタンをクリックします。

メールアドレスを直接入力する場合、「手入力」タブをクリックし、メールアドレスを入力して「宛先を追加」ボタンをクリックします。

※ 入力制限について→「ファイル送受信の登録」

注意 メールアドレスを複数入力する場合

メールアドレスは、カンマ(,)で区切って入力してください。

ポイント

・「社員」「得意先」「プライベート」のタブでは、プルダウンメニューでグループを選択することで、そのグループに属する宛先に表示内容を絞り込むことができます。

・「社員」「得意先」「プライベート」のタブでは、「表示を絞り込む」欄に文字列を入力することで、合致する名前やメールアドレスの宛先のみが表示されます。

・「名刺」タブでは、「全体検索」欄に文字列を入力して「検索」ボタンをクリックすることで、その文字列を含む会社名、名前、メールアドレスの宛先を表示できます。

ヒント 最初に開くアドレス帳を設定するには

最初に開くアドレス帳に設定したいタブを開き、 マークをクリックして、 にします。

step4 宛先の追加を終えたら、 または「戻る」をクリックします。

依頼登録画面に戻ります。

ヒント 宛先を確認する

宛先の をクリックして にすることで、宛先を表示できます。

ポイント 選択した宛先を除外するには

宛先の をクリックし、表示された宛先の横の をクリックします。

step5 必要事項を入力し、「確認する」ボタンをクリックします。

ファイル 「ファイル追加」ボタンをクリックして、登録するファイルを選択します。ドラッグ&ドロップで登録することも可能です。

※ ファイルを選択する場合は、登録可能な容量を超えないようにしてください。

言語 依頼内容を送信する言語を選択します。
件名 依頼内容を表すタイトルを入力します。
有効期限 データの受け渡しが可能な期限を選択します。
ここで設定した有効期限を過ぎると一覧から削除され、ファイルの受け取りや状況確認ができなくなります。
パスワード パスワードを設定するかどうかを選択します。

※ 管理者がパスワードの設定を必須としている場合は、選択肢「設定しない」は表示されません。

通知メール ファイルがはじめてダウンロードされたときや、送信先がファイルを返信したときに、通知メールを受け取りたい場合にチェックします。
本文 送信先への通知内容を入力します。本文を入力すると、その文字数が右隅に表示されます。
依頼情報を自分に送る 依頼情報のメールを受け取りたい場合にチェックします。

※ 入力制限について→「ファイル送受信の登録」

※ 「ファイルの受信」の場合、「ファイル」は表示されません。

※ 「ファイルの送信」の場合、「登録通知メール」は表示されません。

送信内容確認画面が表示されます。

ポイント 選択したファイルを除外するには

ファイルの横の をクリックします。

ポイント 有効期限

管理者が有効期限を設定している場合、設定された最大日数以上は表示されません。

注意 パスワード

・「自分で設定する」を選択した場合、「パスワード」と「パスワードの確認入力」にパスワードとする文字列をそれぞれ入力してください。
「パスワード生成」ボタンをクリックすると、自動生成されたパスワードが入力されます。このパスワードは、 をクリックするとクリップボードにコピーできます。
入力または生成したパスワードは、ファイル送受信の通知メールに記載されません。別の方法で、送信先に伝えてください。

・「自動で生成して通知する」を選択した場合、自動生成されたパスワードは、ファイル送受信の通知メールの約1分後に、別メールで通知されます。

step6 登録してよければ「申請する」ボタンをクリックします。

情報画面が表示されます。

step7 「OK」ボタンをクリックします。

承認者に決裁申請が送られます。

※ 「事前承認」が設定されている場合、承認者の承認後、送信先に通知メールが送信されます。

※ 「事後確認」が設定されている場合、承認者に決裁申請、送信先に通知メールが送信されます。

※ 承認機能が設定されていない場合、送信先に通知メールが送信されます。